Política de Privacidad y
Tratamiento de Datos Personales

En cumplimiento de lo dispuesto en la normativa colombiana sobre protección de datos personales, se informa que el responsable del tratamiento de los datos personales es:

Esta política se elabora y rige conforme al siguiente marco normativo colombiano:

La Ley 1581 de 2012 establece que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y a ser informadas sobre el uso que se da a dicha información.

Para los efectos de esta política se adoptan las siguientes definiciones conforme a la Ley 1581 de 2012:

Aexia S.A.S. aplica los principios establecidos en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 para todo tratamiento de datos personales:

• Legalidad: El tratamiento de datos obedece a lo establecido en la ley y la presente política
• Finalidad: Los datos son recolectados para finalidades determinadas, explícitas y legítimas — no serán tratados para fines incompatibles con los informados al titular
• Libertad: El tratamiento solo puede efectuarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán obtenerse sin su autorización
• Veracidad o calidad: La información contenida en las bases de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
• Transparencia: El titular puede obtener en cualquier momento y sin restricciones información sobre la existencia de datos que le conciernan
• Acceso y circulación restringida: Los datos solo podrán ser comunicados a personas autorizadas o señaladas en la ley. No estarán disponibles en Internet ni en medios de comunicación masiva
• Seguridad: Se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos contra adulteración, pérdida o uso no autorizado
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con el responsable

En el desarrollo de sus actividades de consultoría técnica en avalúos y gestión de activos, Aexia S.A.S. podrá recolectar las siguientes categorías de datos personales:

5.1 Datos de identificación y contacto

• Nombre completo
• Número de documento de identidad (cédula de ciudadanía, NIT)
• Correo electrónico personal o corporativo
• Número de teléfono fijo o celular / WhatsApp
• Ciudad y municipio de residencia o domicilio comercial

5.2 Datos relacionados con el servicio solicitado

• Información del inmueble, activo o bien objeto del servicio (ubicación, características, destino económico)
• Documentación técnica y jurídica del activo (escrituras, certificados, planos, facturas)
• Información patrimonial del titular relacionada con el activo
• Datos de la empresa o entidad representada
• Descripción del proyecto o necesidad técnica

5.3 Datos de navegación web (automáticos)

• Dirección IP del dispositivo
• Tipo de navegador y sistema operativo
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia
• Origen del tráfico (referral)

Los datos personales recolectados por Aexia S.A.S. serán utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades:

6.1 Finalidades principales (base contractual)

• Atender solicitudes de avalúos, inventarios y servicios técnicos de gestión de activos
• Elaborar propuestas técnicas y cotizaciones de servicio
• Ejecutar el contrato de servicios y cumplir con las obligaciones derivadas del mismo
• Contactar al titular por correo electrónico, teléfono o WhatsApp para el desarrollo del proyecto
• Gestionar procesos de facturación y cobro relacionados con los servicios prestados

6.2 Finalidades legales

• Cumplir con obligaciones contables, fiscales y tributarias ante la DIAN y otras autoridades
• Atender requerimientos de entidades regulatorias, de control o judiciales
• Conservar registros históricos de los servicios prestados conforme a la normativa aplicable

6.3 Finalidades secundarias (con autorización expresa)

• Enviar información comercial sobre nuevos servicios, actualizaciones normativas o contenido relevante del sector
• Invitar al titular a eventos, webinars o actividades de Aexia S.A.S.
• Realizar encuestas de satisfacción y mejora del servicio

El tratamiento de datos personales por parte de Aexia S.A.S. requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos en que la ley no exige dicho consentimiento (Artículo 10, Ley 1581 de 2012).

El titular otorga su autorización cuando:

• Diligencia y envía cualquier formulario en el sitio web aexia.co y marca la casilla de aceptación de la política de privacidad
• Envía información por correo electrónico o WhatsApp solicitando un servicio
• Firma un contrato o propuesta comercial con Aexia S.A.S.
• Proporciona documentación técnica o personal para el desarrollo de un proyecto

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos, los cuales puede ejercer en cualquier momento:

El titular de los datos personales puede ejercer sus derechos mediante los siguientes canales:

9.1 Consultas

Las consultas sobre los datos personales tratados por Aexia S.A.S. serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible atender la consulta en dicho término, se informará al titular los motivos del retardo y la fecha en que será atendida, término que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

9.2 Reclamos

Si el titular considera que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar reclamo. El trámite será el siguiente:

• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al correo info@aexia.com con la identificación del titular, descripción del reclamo y documentos de soporte
• Aexia S.A.S. atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles desde su recibo
• Si no es posible atenderlo en dicho término, se informará al titular los motivos del retardo, en un plazo no superior a ocho (8) días hábiles

Dado que la naturaleza de los servicios de Aexia S.A.S. implica el acceso a información patrimonial sensible — valor de activos, situación jurídica de bienes, información financiera empresarial y datos de proyectos privados o públicos —, la empresa adopta un estándar de confidencialidad reforzado para este tipo de información:

• La información técnica de los proyectos (avalúos, inventarios, estudios prediales y ambientales) es tratada como información confidencial y no será divulgada a terceros sin autorización expresa del cliente
• Los informes técnicos elaborados por Aexia S.A.S. son documentos de uso exclusivo del cliente que los contrata — no serán publicados, compartidos ni referenciados sin consentimiento
• La información de activos y patrimonios suministrada durante el proceso de prestación del servicio no será utilizada para fines comerciales, de mercadeo ni de análisis ajenos al proyecto específico
• Todo el personal de Aexia S.A.S. que tenga acceso a información de proyectos está sujeto a acuerdos de confidencialidad internos de carácter vinculante
• La confidencialidad se extiende indefinidamente en el tiempo — incluso una vez finalizada la relación contractual con el cliente

Aexia S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas y administrativas orientadas a proteger la información personal y técnica de sus clientes, garantizando que no sea objeto de adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado:

• Acceso restringido: Solo el personal directamente vinculado al proyecto tiene acceso a la información del cliente
• Almacenamiento seguro: La documentación física y digital se almacena en entornos con acceso controlado
• Comunicaciones cifradas: El intercambio de documentos sensibles se realiza mediante canales seguros
• Capacitación del equipo: El personal es capacitado regularmente en buenas prácticas de seguridad de la información y protección de datos
• Control de incidentes: Ante cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales, Aexia S.A.S. notificará al titular afectado y a la SIC conforme lo establece la normativa

12.1 Datos sensibles

Aexia S.A.S. no recolecta datos sensibles de manera deliberada — es decir, información sobre origen racial o étnico, orientación sexual, convicciones religiosas, datos de salud o datos biométricos. En el caso excepcional en que algún proyecto técnico requiriera datos de esta naturaleza, se solicitará autorización expresa e informada al titular con indicación clara de la finalidad específica.

12.2 Datos de menores de edad

Los servicios de Aexia S.A.S. están dirigidos exclusivamente a personas naturales mayores de 18 años y a personas jurídicas. Aexia S.A.S. no recolecta intencionalmente datos de menores de edad. Si se determina que se han recopilado datos de un menor sin autorización de sus representantes legales, dichos datos serán eliminados inmediatamente de las bases de datos.

Aexia S.A.S. no vende, arrienda ni comercializa datos personales de sus clientes o usuarios. Los datos únicamente podrán ser transferidos o transmitidos en los siguientes casos y bajo estrictas condiciones de confidencialidad:

• Entidades públicas: Cuando sea requerido por una autoridad judicial, administrativa o de control (Contraloría, Fiscalía, SIC, DIAN) en ejercicio de sus funciones legales
• Aliados y encargados del tratamiento: Profesionales o empresas que apoyen la prestación del servicio (p.ej. especialistas técnicos externos para proyectos específicos), siempre mediante acuerdo de confidencialidad y con la misma obligación de protección de datos
• Proveedores tecnológicos: Plataformas de correo electrónico, almacenamiento en la nube o software de gestión utilizados internamente — bajo contratos que garantizan el cumplimiento de las normas de protección de datos

En ningún caso los datos serán transferidos a terceros para fines de mercadeo, publicidad o cualquier finalidad diferente a la informada al titular.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir con la finalidad que justificó su recolección y, en todo caso, durante el tiempo exigido por las normas legales aplicables:

Vencidos estos plazos, los datos serán eliminados de manera segura de las bases de datos de Aexia S.A.S., salvo que exista una obligación legal vigente de conservarlos por un período mayor.

El sitio web aexia.co utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario y analizar el comportamiento de navegación.

15.1 Tipos de cookies utilizadas

• Cookies técnicas (necesarias): Permiten el funcionamiento básico del sitio web — navegación, carga de páginas y funcionalidades esenciales. No pueden desactivarse
• Cookies analíticas: Recopilan información de forma anónima sobre cómo los usuarios interactúan con el sitio web (Google Analytics u herramientas similares). Permiten mejorar el contenido y la experiencia
• Cookies de preferencias: Recuerdan las configuraciones y preferencias del usuario entre visitas

15.2 Control de cookies

El usuario puede configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies en cualquier momento. A continuación se indican las instrucciones para los principales navegadores:

• Google Chrome: Configuración › Privacidad y seguridad › Cookies y otros datos de sitios
• Mozilla Firefox: Opciones › Privacidad y seguridad › Cookies y datos del sitio
• Safari: Preferencias › Privacidad › Gestionar datos de sitios web
• Microsoft Edge: Configuración › Cookies y permisos de sitio

Aexia S.A.S. podrá modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en la normativa aplicable, en las prácticas de la empresa o en los servicios prestados. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares mediante:

• Publicación de la nueva versión en el sitio web aexia.co/politica-de-privacidad/
• Notificación por correo electrónico a clientes activos cuando los cambios sean significativos

La versión publicada en el sitio web en cada momento será la vigente. Le recomendamos revisar esta política periódicamente para mantenerse informado sobre cómo protegemos su información.

Para ejercer cualquiera de los derechos reconocidos en esta política, presentar consultas o reclamos, o para cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de los siguientes canales:

Su solicitud debe incluir: nombre completo, número de documento de identidad, descripción clara de la solicitud y medios de contacto para remitir la respuesta. El plazo de respuesta es el establecido en la sección 9 de esta política.